Por qué me encanta Dropbox: abrir una cuenta y compartir archivos

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Me encanta Dropbox. Gracias a este servicio, tengo sincronizados mis archivos entre todos los ordenadores de casa, el del trabajo y mi móvil. Además, puedo compartir archivos,  ver versiones antiguas.  Pero bueno, empecemos por el principio: cómo abrir una cuenta en Dropbox y compartir archivas. 

Y es que, la utilidad más obvia aunque ni mucho menos la única de Dropbox es poder compartir archivos de tamaño grande (recordamos que los archivos de más de 2 o 3 megas no deberían mandarse por correo electrónico).

Es uno de  los muchos  “servicios en la nube” que nos permiten almacenar y compartir archivos. Para los preocupados por la seguridad, recordarles que utilizar un wifi es mucho más peligroso y que, en general, pocos de nosotros trabajamos con archivos tan importantes como para que alguien se tome la molestia de robárnoslos.

Para utilizar Dropbox, lo primero que tienes que hacer es crearte una cuenta. Puedes hacerlo haciendo click aquí, así además a mi me darán unos megas más de almacenaje, que nunca vienen mal.

Por ejemplo, mi tío Paco tiene una tienda de molduras y marcos, Forma88 para la que este servicio le resulta muy práctico. Imagina que quieres hacer un regalo especial estas navidades y que para eso quieres que mi tio te enmarque una lámina.  Puedes meterlo en un pendrive y llevárselo a la tienda, aunque puede que cuando llegues se te haya olvidado o sea el pendrive equivocado o tenga un virus y no puedas abrirlo o…¡puedes enviárselo a Drobbox para que lo tenga inmediatamente!

Muy fácil. Si no tienes una cuanta de Dropbox, es hora de crearla. Este es el primer paso. Sólo tienes que meter los datos básicos.

Ahora ya has creado tu cuenta de Dropbox y puedes empezar a subir tus archivos. Te recomiendo que las organices en carpetas, no sólo para que esté todo más ordenado, sino también por que sólo se pueden compartir carpetas.

Cuando des de alta la cuenta, se te descargará un archivo en tu ordenador, el archivo ejecutable de tu ordenador para que lo puedas sincronizar con tu ordenador, Dropbox 1.6.5.  No es necesario que lo ejecutes, puedes utilizar sólo la versión web. 

Vuelve a la página de Inicio,  y puedes empezar a trabajar. Para empezar a compartir archivos, tendrás que usar 3 botones: crear carpeta nueva, subir archivo y compartir.

  1. Crear carpeta nueva, con el botón número 2. Ponle un nombre descriptivo. Por ejemplo: LáminaPepitoPerez
  2. Sube los archivos que quieras compartir. Para ello puedes hacer click en tu carpeta y elegir una de las herramientas (web o de escritorio) para subir el archivo seleccionándolo de tu ordenador o  utilizando el botón 1 y colocando luego el archivo en la carpeta (sobre el nombre de archivo, haz click en el botón derecho y elige mover).
Ahora que ya tienes tus archivos en Dropbox, es hora de compartir.  Tienes dos opciones principales:
  • Para compartir con gente que ya tiene Dropbox (y que sabes tu correo). Pulsa el botón de Compartir (3) o la opción compartir de la barra lateral izquierda (es la opción con el arcoiris).  La primera vez que lo hagas, Dropbox te pedirá enviarte un correo para verificar tu cuenta. Cuando alguien se une a una carpeta compartida, la carpeta aparece dentro de su Dropbox y se sincroniza con sus ordenadores automáticamente si tuviera seleccionada esta opción.  Podemos crear una carpeta nueva en este momento y compartirla o como hemos hecho en este caso, compartir una carpeta existeinte: LaminaPepitoPerez. Ahora sólo tienes que poner la dirección con la que quieres compartirlo, por ejemplo, la de la tienda de mi tío: forma@forma88.com Y… ya está, la otra parte recibirá la carpeta y podrá ver tu archivo.

  • Para compartirlo con gente que no tiene Dropbox: a veces querrás compartir tu archivo con otra persona que no tenga Dropbox (por ejemplo, si lo que mandas a Forma88 es una lámina que le vas a regalar al abuelo y quieres que alguien de la familia lo vea. Esta opción está menos conocida que consiste en usar los enlaces directos a archivos privados.  Hay dos opciones: haz click en el botón derecho y elige compartir enlace o haz clic en el icono del eslabón de cadena situado a la derecha del nombre de archivo.  Podrás mandar este enlace a un correo electrónico, a las redes sociales o copiar el enlace para pegarlo en cualquier documento o correo.

Como os decía al principio, Dropbox tiene otras maravillosas funciones, como sincronizar los correos entre tus ordenadores, móviles y tablets con su versión desktop o guardar versiones previas. ¡Investiga!

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